Toute entreprise souhaitant recruter a besoin de méthodologie. La première étape d’un recrutement est de bien définir le besoin avant toute action supplémentaire, afin de choisir le candidat ou la candidate qui y répondra le mieux. Cette définition du besoin en matière de recrutement passe par la description du poste à pourvoir. Cette dernière donne lieu ensuite à la création d’une fiche de poste ou même sa mise à jour si votre organisation a déjà réalisé ce type de recherche de candidat(e).
Quelles techniques pour rédiger une description de poste ?
Dans la mesure du possible, notamment si votre entreprise a pris en amont ses dispositions, il peut être intéressant de demander aux titulaires actuels de faire une première description. Une technique consiste ici par exemple a proposer un questionnaire d’enquête pour interroger la personne concernée. Il peut également apparaître nécessaire de faire appel à un de l’externalisation RH pour, sur certaines typologies de postes, avoir un détail complet du descriptif.
- Première possibilité : Le titulaire du poste note tout ce qu’il a fait durant la période d’observation. Cette période peut s’étendre sur une durée définie (un jour, une semaine par exemple). Attention à prendre en compte ici tout de même la variabilité du travail. Relever également l’importance de la tâche est ici tout à fait nécessaire, en prenant soin de mettre en avant également les difficultés qu’il/elle rencontre.
- Seconde possibilité : On propose un entretien avec le titulaire du poste qui peut s’effectuer individuellement ou collectivement, avec ses collègues. Il est mené par un responsable hiérarchique ou un consultant RH et le tout est ensuite repris sous forme de synthèse écrite.
- Troisième possibilité : Une observation directe peut être réalisée par un collaborateur, un supérieur pourquoi pas, ou encore un consultant RH. Cette possibilité ou solution offre l’avantage de pouvoir analyser le travail en situation réelle. Dans al mesure du possible et surtout en fonction des cas, filmer cette observation peut s’avérer utile pour ensuite discuter avec le titulaire.
Contenu de la description de poste et analyse de l’organisation
Dans une description du poste, on peut résumer la chose par : Qui fait quoi ? En pratique, et même si c’est un souhait, elle ne peut être exhaustive. Cependant, une fiche de poste doit contenir au moins ces éléments :
- La fonction, qui correspond à l’intitulé du poste, la localisation géographique, la position du salarié dans l’organigramme de l’entreprise ;
- La mission ou en quelque sorte la finalité du poste à pourvoir ;
- Les activités qui correspondent à la description des différentes tâches que doit réaliser le salarié en distinguant déjà ici le niveau d’importance des tâches ;
- Les responsabilités (encadrement et individuelles) pour déterminer le niveau de délégation attribué.
Créer des descriptions de postes de votre activité a de réels avantages. Bien qu’elles aient des besoins de mises à jour régulièrement, elles ingèrent parfaitement la réflexion que vous pourriez avoir dans la planification GPEC. Par ailleurs, une description de poste a l’avantage également de révéler les problèmes liés à la responsabilité ou encore de mettre en exergue des optimisations possibles dans les processus de travail.